ワードの「変更履歴の記録」を活用すれば、原稿チェックは効率アップ

某経済誌より「投信運用」についての取材を受け、その生原稿がメールの形で届きました。
生原稿」とは、印刷所にまわる前の文章をさしていいます。

昨今では、原稿チェックのスタイルが、大きく変わってきています。
数年前までは、faxでした。
今は、faxではめったに来ません。

1.メールの本文にコピー貼り付けして送られてくる。
2.メールにワードファイルの原稿が添付して送られてくる。
3.すでに印刷所にまわって出てきた初校は、PDFファイルとして添付で送られてくる。

今回は、1のケース。
加筆修正したところがわかるようにして、戻して戻してください」とのこと。

そこで、

1.原稿部分をコピーして、ワードの新規文書に貼り付け。

2.ワードの「変更履歴の記録」を「チェック」してイキにし、加筆修正。削除箇所、変更箇所の記録が赤字で入ります。

3.「最終版」(コメントなし)にして、最終的にどんな文書になっているか確認。

4.そのワード文書を、今回の担当者にメール添付して送信。

プリントすることもなく、赤ペンを探すこともなく、PCだけで完了。

いい時代になったものです。

faxで送られてきたものに、加筆修正し、faxで送るというのと比べて、どこがメリットかといえば、

1.加筆修正をとことん推敲できる。紙に書き込んだ時代では、たくさん修正すると何が何だかわからなくなってしまってました。

2.あとで探すときに、メール検索すれば、さっと出てくるので、整理が苦手は私には、「送信」で完了、片づけがいらないのでありがたい。

3.メールはGoogleメールにしているので、PCが壊れても、自分が削除しないかぎり保存されており、安心。


これからの時代は、こうしたITの操作にいかに精通するかで、効率が変わってくると思います。
まだ「変更履歴の記録」を使っていない人は、トライしてみてください。
数人での編集作業でも、役立つでしょう。


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